Вот некоторые профессиональные советы специалиста в области Computer Science Филиппа Го по ведению академической переписки с западным ученым, особенно по написанию "холодных электронных писем", когда получатель письма вас не знает. Эти советы -- итог многолетнего опыта переписки с коллегами, профессорами и работодателями.
Занятые люди перегружены сообщениями электронной
почты; они получают их сотнями в день. В результате,
когда они видят очередное письмо, пришедшее на почту, они либо отвечают сразу, либо
вообще не отвечают. Таким образом, ваша главная цель – создании таких
электронных писем, которые позволяют получателю ответить на них как можно
быстрее. В противном случае ваше электронное письмо,
вероятно, останется без ответа.
Обновление ноября 2013 года. По опыту могу
сказать, если получатель не может ответить на Ваше письмо в течение одной
минуты, то он, вероятно, никогда уже не ответит.
Нужно ли вообще писать ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ ЭТОМУ ЧЕЛОВЕКУ?
Прежде чем писать письмо, особенно какому-то
авторитетному ученому, с которым вы никогда не связывались прежде, подумайте о
том, целесообразно ли вообще беспокоить этого человека. Прочитайте его /
ее веб-сайт, посмотрите раздел FAQ (часто задаваемые вопросы), который может содержать
ответ на ваш вопрос. Может быть его / ее помощник или ассистент сможет помочь
вам?
СДЕЛАйте формулировку темы письма ясной И КРАТКой
Когда кто-то просматривает список новых сообщений
электронной почты, первое, а иногда и единственное, что он / она обязательно прочитает
– это заголовок или тему письма, поэтому убедитесь, что формулировка темы письма
выражает его содержание и ваши намерения. Не пишите в теме письма
"Привет" или "Приветствую", если цель вашей электронного
сообщения не просто передать привет, и даже если на самом деле цель только в
том, чтобы передать привет, то сформулируйте тему более развернуто, например,
"Привет от одноклассника". Не делайте его слишком длинным,
потому что вы не знаете на каком экране будет открыт почтовый ящик, длинные формулировки,
возможно, не будут полностью отображаться.
Не стоит вводить в заблуждение получателя. Интригующие
ложные темы могут раздражать.
Никогда не отправляйте сообщение с пустым полем «тема».
ИСПОЛЬЗУЙТЕ в письме ПРАВИЛЬНОЕ ПРИВЕТСТВИЕ
Первая строка вашего электронного послания должна
содержать приветствие, затем пустую строку, а затем основную часть (тело) вашего
сообщения. Если это первое обращение к кому-то по электронной почте, будьте
уважительны. Укажите звание или должность получателя. Например, для профессора
по имени Джон Смит, использовать "Профессор Смит" вместо "д-р
Смит". Для кого-то с медицинской или докторской степенью, можно
использовать "Доктор Смит". В противном случае, используйте
"Mr.", "Ms.", или что-то
подобное.
Будьте осторожны, при обращении к человеку старше вас
или выше вас по статусу. Если он / она ответит на ваше первое сообщение, то, скорее
всего, он / она подпишется просто именем, например, "С уважением,
Джон". Однако, это не означает, что теперь у вас есть право
обращаться к нему "Джон" в следующем электронном письме. Нужно
использовать обращение "Профессор Смит", пока он явно не скажет: "Вы можете
называть меня Джон." Никогда не повредит проявить немного уважения.
Кратко представьтесь, используя одно предложение
Если получатель письма не знает кто вы, представьтесь
кратко, используя только одно (не слишком длинное) предложение сразу после
приветствия. Пишите о себе только то, что важно для получения адекватного
ответа на ваше письмо.
Если вы контактировали с этим человеком раньше,
напомните ему / ей об этом в этом первом предложении, чтобы получатель быстро вас
вспомнил (например, "Я Джо – студент, который говорил с вами о 3-D игровом
проекте на ярмарке вакансий на прошлой неделе"). После такого напоминания
о себе больше писать не стоит, ваш получатель, скорее всего, уже вас вспомнил.
а теперь – ГЛАВНОЕ предложение письма
После того как вы представились, напишите центральное предложение
вашего электронного письма. Это будет ваш главный тезис – скажите
в нём то, что вы хотели сказать своим письмом, и скажите сейчас!
Занятые люди не хотят читать несколько абзацев, чтобы
понять, что вы от них хотите. Напишите ваше центральное предложение ясно.
ПОмещайте ВСЕ ВАЖНЫЕ ДЕТАЛИ В начале основной части
письма (ИЛИ еше ЛУЧШЕ, В формулировке ТЕМЫ письма)
Не хороните ключевую информацию внутри большого
заключительного абзаца, не думайте, что занятой человек сможет извлечь её при первом
чтении. Чем больше абзац (и чем больше в письме абзацев), тем больше
вероятность того, что читатель пропустит ту главную мысль, которую вы хотели
изложить в своем письме.
Делайте ОСТАЛЬНые ЧАСТи письма КОРОТКИми
После того как вы сформулировали предложение,
содержащее главную мысль письма, остальные предложения должны нести
вспомогательную и уточняющую информацию. Если нет очевидной необходимости
написать длинное письмо, лучше сделать его максимально коротким.
Я думаю, что восьми предложений должно быть более
чем достаточно для обычного письма электронной почты. Не перегружайте читателя
подробностями, если он явно их не просил. Абзацы лучше отделять пустой
строкой. Это улучшает читаемость; нормально, когда в письме 1 или 2 абзаца
и примерно 8 предложений.
Занятые люди, вероятно, не читают длинные электронные
письма полностью; они, скорее всего, помечают его как прочитанное или
просто оставляют его в папке «Входящие», чтобы прочитать когда-нибудь
позже. Ваша цель – сделать так, чтобы получатель прочитал ваше письмо и
ответил максимально быстро. Так что сделайте его коротким и ясным. Это
значительно увеличивает шансы на то, что получатель поймёт суть вопроса и
ответит на ваше сообщение.
ЕСЛИ ВЫ ДОЛЖНЫ НАПИСАТЬ БОЛЬШоЕ ЭЛЕКТРОННое письмо,
соберите самое важное в РЕЗЮМЕ
Чем длиннее текст письма, тем меньше вероятность того,
что занятой человек прочитает его целиком. Если вы должны написать длинное
письмо, содержащее множество деталей, сделайте так, чтобы читатель мог получить
наиболее важную информацию в первом абзаце.
Отделите детали от первого абзаца, используя несколько
пустых строк, а не только одну. Или еще лучше, написать короткую основную
часть, а подробности вынести в большой постскриптум (например, P.S.:
Вот некоторые подробности ...).
Заключительное предложение письма – ЛИБО явно побудите
получателя к действию, либо дайте понять, что не ждёте ОТВЕТа
Хотите ли вы получить ответ адресата на свой
вопрос? Если да, убедитесь, что ваше последнее предложение даёт это понять. Вы
должны дать ясно понять, что ждёте ответа. Например, если вы просите о
встрече, то заканчивайте письмо чем-то вроде: "Пожалуйста, дайте мне
знать, какое время вас устроит" или "Я свободен во вторник или
четверг с 11 до 14 часов; пожалуйста, дайте мне знать, в какое время вы можете".
Если вы не ожидаете ответа и хотели лишь поделиться
информацией с получателем вашего письма, то просто суммируйте информацию в
последнем предложении (например, "До скорой встречи").
Каждый раз, когда вы не получаете ответ по электронной
почте от занятого человека, посмотрите еще раз на текст отправленного письма.
Дали ли вы понять получателю, что ждёте ответа?
ДЕЛАЙТЕ СВОю ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНую ФРАЗУ И ПОДПИСЬ СООТВЕТСТВУЮЩИми
контексту
Если я жду ответа, я обычно просто пишу
"Спасибо" после последнего предложения. Если я прошу человека
об одолжении, я пишу что-то более сильное, например, "Большое спасибо" или
"Заранее спасибо!". Если я не ожидаю ответа, я завершаю фразой
"С уважением" или "С наилучшими пожеланиями".
Обычно в подписи я указываю только мое имя,
"Филипп", но в более официальных ситуациях, я использую имя и фамилию
полностью, "Филипп Го". Вы можете включать другую контактную
информацию, такую, например, как номер сотового телефона, если он будет полезен, но если нет, то лучше не плодить многословие.
Не делайте претенциозную АВТОМАТИЧЕСКую ПОДПИСЬ
Я считаю, что ужасно читать такие короткие, непрофессиональные
письма с претенциозной автоматической подписью в 10 строк:
привет меня зовут Джонни, пжлста скажите мне, как
попасть в GOOT универ, у меня есть высокие баллы
GPA и GRE. ;) Спсб, до свидания!
- ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~
Джон Смит В.
Студент
Престижная Специальность
Захолустного института науки и технологий
Тел: 555-666-1212
Тел2: 555-999-1313
E-mail: john@qsmith.com
AIM: jsmith2009
Gchat: jsmith2009
сайт: http://www.geocities.com/~jsmith/
В данном случае, чем меньше, тем лучше. Эта
чудовищная автоматически создаваемая подпись умаляет основной текст сообщения
(которое, возможно, написано хорошо, если вы – 13-летняя девочка, которая пишет
в чатике своим друзьям).
ЕСЛИ НЕОБХОДИМО ПОВТОРНО ОТПРАВИТЬ СООБЩЕНИЕ, СДЕЛАйте
это ИЗВИНЯЯСЬ
Если вы написали кому-то по электронной почте, и он /
она не ответил(-а) в разумный промежуток времени, то, может быть, целесообразно
повторно отправить оригинал вашего сообщения в качестве мягкого напоминания. Возможно,
человек был слишком занят, когда получил ваше первое письмо, а затем оно было
похоронено под слоем новых входящих писем.
Самое худшее, что можно сделать, это приставать к
человеку, повторно отправив письмо с обращением "Если Вы не нашли
времени ответить на мое письмо, то шлю его снова." Даже если
сформулировать вежливо, оно по-прежнему читается так: Я важен и достоин
вашего внимания, вы не обратили на меня внимания, но должны!
Более тактичным напоминанием было бы такое, в котором
вы возлагаете вину на себя. Например, вы можете сослаться на то, что ваша почтовая
программа или ваш собственный компьютер нестабильно работают: "Мой
почтовый сервер шалит в последнее время, так что я не уверен, дошло ли мое
предыдущее сообщение, посылаю его снова на всякий случай. Спасибо! "Даже если
это не так, по крайней мере, вы снимаете ответственность с получателя, что делает
его / ее более восприимчивым к вашему (по умолчанию раздражающему) повторному
сообщению электронной почты.
ЕСЛИ ВЫ просите, ЧТОБЫ КТО-ТО оказал ВАм услугу,
СВЕдите К МИНИМУМУ то, ЧТО ОН ДОЛЖЕН СДЕЛАТЬ
Этот совет, очевидно, имеет отношение к таким письмам,
когда вы просите кого-то сделать вам одолжение. Чем меньше вы просите сделать,
чем проще это для получателя, тем больше шансов, что он сделает это для
вас. Сделайте сами всю подготовительную работу, которую можете сделать
самостоятельно. А затем сделайте всё, что в ваших силах, чтобы максимально
облегчить работу адресата.
Сформулируйте вашу просьбу просто и конкретно. У
занятых нет времени интерпретировать неясности или писать вам письмо, чтобы
выяснить, что именно вы хотите, чтобы они сделали для вас.
ПИшите на правильном АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ, а НЕ На
Эрративном: UR TXT MSGING UR FRIENDZ, LOLZ!
Шутки в сторону. Ваши начальники и преподаватели
не ваши друзья, и вы не в чате. Они не будут рады. Правда.
НИКОГДА НЕ ОШИБАйтеСЬ при написании ИМени ВАШЕГО
ПОЛУЧАТЕЛЯ, НИКОГДА
Вы не должны допускать орфографические ошибки в ваших
письмах. Но особенно опасно ошибаться при написании имени вашего адресата. Это может быть воспринято как
неуважение.
Есть простой способ предотвратить эту глупую ошибку –
просто скопировать и вставить имя человека из предыдущего письма вашей
электронной почты, либо с личного веб-сайта.
ПРИ ОТВЕТЕ, СМЕШИВАйте свои реплики С БЛОКАМИ
ЦИТИРУЕМОГО ТЕКСТА ИЗ ИСХОДНОГО СООБЩЕНИЯ
При ответе на чьё-то сообщение, вы должны стремиться
охватить все пункты, которые он / она поднимал(-а), и лучший способ это сделать
– это цитировать оригинальное сообщение. Скопируйте текст и после нужного
пункта отбейте пустую строку и пишите свой ответ. Многие программы электронной
почты позволяют сделать это автоматически. Для экономии места удалите
куски оригинального текста, не имеющие отношения к вашему ответу.
Я обычно пишу приветствие и "Ниже мои ответы
...". Ответы пишу под цитируемым кусочком текста. Не забудьте дать понять адресату,
ждёте ли вы ответа или нет (например, "Пожалуйста, дайте знать, если у вас
есть какие-либо другие вопросы").
когда вы пишите БОЛЕЕ ЧЕМ ОДНому ЧЕЛОВЕКу, ИСПОЛЬЗУЙТЕ
"КОМУ:" И "КОПИЯ:" заполните эти ПОЛЯ НАДЛЕЖАЩИМ ОБРАЗОМ И
дайте понять, от кого вы ЖДЕТЕ ОТВЕТа НА ВАШе письмо
Обычно подразумевается, что если вы включили кого-то в
поле "Кому:", то он / она является получателем и должны, по
возможности, ответить. Если кто-то включен в поле "Копия:", то
электронная письмо имеет статус "к вашему сведению", и вы не ожидаете
от него / нее ответа. Если вы делаете массовую рассылку информационного
письма, то вы на самом деле не ждете ответа и не должны в заключительном
предложении побуждать кого-то вам ответить. Если вы хотите, чтобы
конкретный человек ответил на определенную часть вашего письма, сделайте это
явно (например, "Сара, не могли бы вы прислать мне копию бюджета на
следующей неделе?"). Или, если вы хотите, чтобы ответили все получатели, вы
можете написать что-то вроде "Я был бы очень признателен за мнение каждого
из вас о моих идеях".
Когда электронное письмо имеет более чем одного
получателя, есть опасность, что никто не ответит, потому что каждый подумал,
что ответил уже кто-то другой. Вот почему возможность "Ответить всем"
может быть хорошей идеей – так все увидят, что вы уже ответили, и никому не
придется дублировать ту информацию, которую вы уже предоставили.
НЕ Пересылайте БОЛЬШИЕ ФАЙЛЫ, по возможности
Проклятие многих почтовых ящиков в том, что они
перестают работать, когда люди шлют объемные вложения к своим письмам. Большие
вложения могут привести к тому, что объем хранимых писем превысит предоставленную
почтовым сервисом квоту. Это может привести к зависанию или потере писем.
Если нужно переслать объемный файл, залейте его не
какой-нибудь сервис временного хранения файлов, а ссылку на залитый файл дайте
в письме.
не используйте нелепый почтовый адрес
Ваш адрес электронной почты должен быть эмоционально нейтральным,
позволяющим вас идентифицировать как человека, а не как персонажа «виртуальной
реальности». Другими словами, не будьте, как этот бедолага с адресом Mortal Kombat
Спасибо!
ОтветитьУдалить